fbpx Делу - время, документообороту - час! | Премьер Профиль
Время работы: будни с 9:00 до 18:00 время Московское

Делу - время, документообороту - час!

Вы здесь

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота?

В своей работе мы большое внимание уделяем качеству и оперативности работы организации, стараемся осуществлять внутреннее  и внешнее взаимодействие максимально эффективно и удобно. Одним из трудозатратных процессов в работе компании является своевременный документооборот. Большинство из нас понимают, что корректный и своевременный документооборот - это жизненная необходимость организации. И  многие из нас сталкиваются с проблемой отсутствия документов по объективным и субъективным причинам. Мы предлагаем решение, которое поможет избежать пагубных последствий в разных сферах деятельности компании, в т.ч. с налоговыми и другими контролирующими органами - электронный документооборот (ЭД).

 

Основные преимущества электронного документооборота:

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании, где установлена система.

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как ЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Использование ЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Что дает ЭД бухгалтеру:

•             ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов

•             Электронные документы не требуют дублирования на бумаге

•             Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок в документы

•             Отправляйте и получайте документы прямо из своей учетной системы (1С и др.) 

•             Онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи) 

•             Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам

Что дает ЭД Финансовому директору:

•             Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80%

•             Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису

•             Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия документов

•             Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов

•             Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами

•             Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на серверах СКБ Контур

 

В своей работе мы используем  систему КОНТУР.

 

 

Отличия бумажного и электронного документооборота
на примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции)

Продажа

 

Обмен документами в бумажном виде

Обмен документами в электронном виде (на примере "1С:Предприятия 8" и "1С-Такском")

Данные о контрагенте

- Ввод реквизитов контрагента

- Ввод реквизитов контрагента

- Создание "Соглашения об использовании электронных документов"

Отражение документа в учете

1. Ввод первичного документа

2. Печать на принтере

1. Ввод первичного документа

Визирование ответственным лицом

3. Собственноручная подпись

4. Печать организации

2. Формирование ЭЦП

Передача контрагенту

5. Реестр исходящих документов

6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой)

Отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих - происходят автоматически

Получение документа с визой контрагента

7. Получение лично или по почте (курьерской службой)

8. Проверка полученного экземпляра с подписью

9. Реестр входящих документов

Получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих - происходят автоматически

Хранение оригинала в архиве

10. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями

Формирование архива - происходит автоматически

 

 

Приобретение

 

Обмен документами вбумажном виде

Обмен документами в электронном виде в "1С:Предприятии 8"

Данные о контрагенте

- Ввод реквизитов контрагента

- Ввод реквизитов контрагента

- Создание "Соглашения об использовании электронных документов"

Получение документа с визой контрагента

1. Получение лично или по почте (курьерской службой)

2. Проверка полученного экземпляра с подписью

3. Реестр входящих документов

Получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих - происходят автоматически

Визирование ответственным лицом

4. Собственноручная подпись

5. Печать организации

1. Формирование ЭЦП

Передача контрагенту

6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой)

7. Реестр исходящих документов

Отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих - происходят автоматически

Отражение в учете

8. Ввод первичного документа

Заполнение данных - происходит автоматически

2. Ручной ввод недостающих данных, специфичных для стороны получателя

Хранение оригинала в архиве

9. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями

Формирование архива - происходит автоматически

 

Премьер профиль
Поверните Ваше устройство в горизонтальное положение для более комфортного просмотра сайта
Заказать звонок