Делу - время, документообороту - час!

В своей работе мы большое внимание уделяем качеству и оперативности работы организации, стараемся осуществлять внутреннее  и внешнее взаимодействие максимально эффективно и удобно. Одним из трудозатратных процессов в работе компании является своевременный документооборот. Большинство из нас понимают, что корректный и своевременный документооборот - это жизненная необходимость организации. И  многие из нас сталкиваются с проблемой отсутствия документов по объективным и субъективным причинам. Мы предлагаем решение, которое поможет избежать пагубных последствий в разных сферах деятельности компании, в т.ч. с налоговыми и другими контролирующими органами - электронный документооборот (ЭД).

Основные преимущества электронного документооборота:

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании, где установлена система.

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как ЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Использование ЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Что дает ЭД бухгалтеру:

•             ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов

•             Электронные документы не требуют дублирования на бумаге

•             Мгновенная отправка, получение и внесение корректировок в документы

•             Отправляйте и получайте документы прямо из своей учетной системы (1С и др.) 

•             Онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи) 

•             Легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам

Что дает ЭД Финансовому директору:

•             Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80%

•             Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису

•             Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия документов

•             Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов

•             Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами

•             Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на серверах СКБ Контур

В своей работе мы используем  систему КОНТУР.

Отличия бумажного и электронного документооборота
на примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции)

Продажа

Приобретение